Conheça agora os controles legais que você deve utilizar para gerenciar a sua empresa da melhor forma.

Controles legais: o que é e qual a importância para sua empresa?

Para manter a empresa alinhada, organizada e sem falhas é imprescindível utilizar os controles legais. Portanto, conheça mais sobre eles lendo este artigo.

A competição no mercado, a disputa por investimentos e a complexidade da gestão das organizações modernas exigem que as empresas possuam maiores controles legais.

Esse controle deve ser exercido, cada vez mais, sobre as informações que devem ser seguras e claras em todas as suas operações e processos.

Por isso, a administração deve usar esses controles legais que irão garantir total segurança da informação e dos meios de produção. 

Os controles legais auxiliam na prevenção de falhas, erros e qualquer outra irregularidade. 

E, dessa forma, o planejamento de todos os procedimentos adotados precisam ser elaborados com o objetivo de identificar todos os controles apropriados para cada operação ou empresa. 

Para mostrar a importância de todos esses controles legais, preparamos um artigo completo sobre o tema. Confira!

Quais as principais formas de exercer os controles legais dentro da empresa?

Conheça os controles legais mais utilizados e necessários pelas empresas.

Controle das Obrigações Fiscais e Tributárias

Esse é um dos maiores controles legais a serem exercidos pela empresa, pois a sua negligência pode causar muitas punições à organização.

O suporte contábil da empresa é quem será responsável por controlar e cumprir grande parte das obrigações fiscais, trabalhistas e tributárias que são impostas à empresa.

Dessa forma, é extremamente importante que a empresa tenha tudo organizado. Assim, as apurações, demonstrativos e declarações serão entregues dentro do prazo.

A empresa deve ter tudo estruturado de forma a garantir que esses controles legais sejam feitos e todas as informações cheguem corretamente à contabilidade.

Essa  organização e controle podem ser feitos por meio de um sistema integrado entre toda a empresa e, também, com o suporte contábil, caso seja realizado externamente.

Além disso, a empresa deve se atualizar regularmente de todas essas obrigações para que assim possa fiscalizar o trabalho daqueles que exercem esse controle.

Até porque, por mais que outras pessoas exerçam essas atividades, quem responde pelo cumprimento de todas as obrigações é o seu proprietário.

Controle Financeiro

Os controles legais passam, principalmente, pelas finanças da empresa para, assim, assegurar  um faturamento que garante o funcionamento da empresa.

Ele ainda possibilita que a empresa atinja o objetivo principal, gerar lucros.

O controle financeiro é um conjunto integrado de ações que serão usadas para verificar se todos os objetivos e metas estabelecidos no planejamento estão sendo executados.

Além de garantir a execução, também é necessário analisar se esses processos estão ocorrendo da melhor forma.

Sendo assim, é possível garantir a possibilidade de corrigir erros e falhas.

De forma geral, as organizações implementam os processos mais simples para o controle financeiro.  

Na maioria das vezes realizam isso antes mesmo de garantir uma estrutura de orçamento e planejamento. Na verdade, esse controle inicial funciona como um teste.

Os relatórios financeiros que são gerados por um sistema possuem todas as informações a respeito do patrimônio e da situação atual do fluxo de caixa da empresa.

Assim, os gestores conhecem a condição financeira real da empresa e podem analisar, com mais efetividade, o momento correto para realizar investimentos ou suprir alguma deficiência desse caixa.

Eles, ainda, dão suporte para decidir a necessidade de injetar capital de giro ou qualquer outro problema que comprometa as operações e o dia a dia da empresa.

Entre os métodos principais que exercem controle financeiro, temos:

•  gestão de despesas e custos;
•  fluxo de caixa;
•  gestão do orçamento;
•  lucratividade e Ponto de Equilíbrio;
•  demonstrações contábeis.

Se esses controles legais não existirem, se torna inviável a redução de custos de forma eficiente e, por consequência, um aumento da margem de lucro.

O controle financeiro é o passo principal para realizar uma integração com todas as informações e dados da empresa de forma efetiva.

Ele evita a instauração do caos entre a administração e todos os outros departamentos da empresa.

Dessa forma, além de ter organizado todas as informações e dados dos fluxos de caixa, é necessário, também, a realização das demonstrações contábeis obrigatórias.

Portanto, contar com o suporte da tecnologia pode fazer toda a diferença na efetividade e na rapidez do processo.

Controle dos Funcionários (ponto)

Os controles legais de funcionários permitem que tanto a empresa, quanto o funcionário se protejam.

Esse controle está entre as normas da legislação trabalhista vigente, e é um método confiável para garantir que funcionários cumpram sua jornada de trabalho.

Em relação ao trabalhador, eles têm a garantia que todas as suas horas trabalhadas, inclusive extras, estão sendo computadas.

A legislação obriga que as empresas, que possuam mais de 10 funcionários, realizem o controle da frequência. 

Mas independente disso, as empresas menores podem tirar ótimo proveito deste procedimento.

Esse controle pode ser realizado de várias formas, digital ou manual. E, independente disso, ele é um excelente instrumento para monitorar a chegada e saída de seus funcionários.

Portanto, se sua empresa se preocupa com a legislação e a fiscalização dos órgãos de proteção trabalhista, você deve realizar o controle.

Já que sem esse controle de frequência, fica impossível verificar se os funcionários estão cumprindo sua jornada, assim como a empresa perde o controle das horas extras cumpridas. Cabe à organização monitorar o cumprimento das atividades e do horário de trabalho. 

Não implementar esses métodos pode levar a empresa para disputas na justiça e pagamento de multas e outras penalidades.

Além disso, ao exercer esse controle legal a empresa se alinha a legislação trabalhista que limita a jornada de trabalho a 44 horas semanais e apenas 2 horas extras diárias.

As exceções estão especificadas dentro da legislação.

Quais as principais demonstrações contábeis?

O controle financeiro e contábil é feito por meio das demonstrações e relatórios contábeis. Conheça quais são as principais e obrigatórias.

A obrigatoriedade vai depender do regime de tributação e o porte de cada empresa. Confira!

Balanço Patrimonial

O balanço patrimonial é um relatório contábil cujo objetivo é apresentar a situação real do patrimônio da organização.

Este relatório possui uma descrição dos bens, direitos, obrigações e do patrimônio líquido de uma empresa, sempre de forma organizada e em determinado período.

O patrimônio da empresa é dividido em ativos e passivos. Os ativos são onde se aplicam os bens e os direitos. Já o passivo representa todas as obrigações devidas.

O patrimônio líquido, por sua vez, representa os recursos próprios da organização. Esta é a fórmula que representa e resume a estrutura do balanço patrimonial:

(+) ATIVO

(-) PASSIVO

(=) PATRIMÔNIO LÍQUIDO

Demonstração do Resultado do Exercício.

A demonstração do resultado do exercício é um importante relatório contábil. O seu objetivo é confrontar as receitas e as despesas da organização durante um determinado período.

A função desse relatório é aferir se houve lucro líquido ou prejuízo gerado naquele período.

A partir dessa demonstração contábil, é possível oferecer relatórios simples a respeito do faturamento da empresa, além da receita bruta e líquida,  da margem de contribuição, margem bruta, resultado líquido, resultado operacional, entre outros.

Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados 

O objetivo da demonstração de lucro ou prejuízo acumulado é trazer mais transparência ao número de impostos baseado nos lucros ou prejuízos.

Essa demonstração é, geralmente, elaborada no fim do ano corrente.

Todos os dados utilizados para elaborar os relatórios podem ser extraídos da demonstração do resultado de outro balanço patrimonial.

Demonstração do Fluxo de Caixa

Outro relatório de controle legal é o DFC cuja função é demonstrar todas as movimentações, ou seja, as entradas e saídas dele.

Essa demonstração representa as movimentações de um determinado período, separadas e classificadas conforme o tipo de atividade.

Isto é, investimento, operacional ou financiamento.

Ela é um dos controles legais mais importantes para manter um eficiente controle financeiro.

Demonstração de Valores Adicionados 

A DVA, Demonstração do Valor Adicionado, tem a função de apresentar o valor adicionado a empresa e a sua distribuição a funcionários, acionistas, terceiros e ao governo.

Seu objetivo é demonstrar para os gestores como se comportou a riqueza da empresa, se ela diminuiu ou aumentou em determinado período.

Para o seu cálculo, são utilizados valores de faturamento bruto, valores de matérias-primas e insumos, outros custos de produção e depreciação.

Já para as saídas, são utilizados valores pagos por tributos, salários e bonificações, lucros e dividendos, e despesas de terceiros ligados ao funcionamento, como o aluguel.

Notas Explicativas

A lei determina que todos os Relatórios Contábeis venham acompanhados das Notas Explicativas.

Elas são importantes para a melhor interpretação desses relatórios e o completo entendimento dos resultados e da situação do patrimônio da empresa.

Dessa forma, elas são obrigatórias e exercem, também, um papel importante dentro dos controles legais.

Conforme a legislação, ela deve apresentar todos os dados sobre a base usada para preparar os relatórios contábeis.

Também deve apresentar as práticas contábeis selecionadas e aplicadas na empresa em situações eventuais e significativas.

As Notas Explicativas devem divulgar todos os dados exigidos pelas práticas contábeis que são adotadas no Brasil, caso não se encontrem em outras partes dos relatórios.

Todas as informações e dados adicionais que irão melhorar o entendimento e não se encontram nos relatórios, devem constar nas Notas Explicativas.

Quais as formas de realizar os controles legais de frequência?

Conforme a regulamentação da legislação trabalhista, há três formas de controles legais de frequência. São elas:

• mecânica;
• eletrônica;
• manual.

Para escolher o método de averiguação de frequência que seja melhor para a sua empresa é necessário considerar dois elementos importantes.

O tipo de jornada de trabalho existente na empresa e o número de funcionários são fatores determinantes nesta escolha.

Isso porque, é quase impossível manter um controle eficiente de ponto, se ele for manual, em uma empresa de 350 funcionários.

Assim como é um gasto completamente desnecessário implantar ponto eletrônico em uma empresa com 10 funcionários.

Formas de controle de frequência

• Livro

O livro de ponto fica disponível em algum lugar específico da empresa. Todos os funcionários devem preencher com o horário da entrada e saída, e sua assinatura.

É usado em empresas com número bem reduzido de funcionários. Lembrando que essas informações devem estar registradas a fim de serem usadas pelos profissionais que irão elaborar a folha de pagamentos.

• Relógio

É um método bastante popular e se parece com o manual. Pois os funcionários registram suas entradas e saídas por meio da inserção dos seus cartões no relógio de ponto.

É mais seguro que o controle manual, mas ela também não afasta um número grande de falhas.

Isso porque, os funcionários podem esquecer de realizar o registro. Além disso, o setor de recursos humanos deve conferir e consertar os possíveis erros nos dados.

• Ponto Eletrônico

Nessa modalidade há duas opções de registro: controle do ponto com cartão ou controle biométrico.

O controle com cartão é feito por meio de um cartão ou o crachá do funcionário. Assim, a empresa instala catracas nas entradas da empresa e dos refeitórios, por exemplo.

Já o controle biométrico usa as impressões digitais desses colaboradores. Esse método é o mais seguro e efetivo.

Além de ambas serem formas efetivas e seguras de controle, a empresa ganha mais celeridade no processo de controle da frequência. 

Inclusive nos cálculos de horas trabalhadas a fim de constarem na elaboração da folha de pagamento.

• Ponto Online

Esse é um dos métodos mais modernos existentes no mercado. Um sistema fácil de utilizar e muito confiável. 

Todos os dados e cálculos são realizados de forma digital e em tempo real. Isso tudo por meio de um login único para cada colaborador.

O sistema oferece relatórios de desempenho diário e as horas que o funcionário permanece conectado ao sistema. 

Além de relatório de faltas, horas extras e horas que necessitam de compensação. O departamento de Recursos Humanos possui esse controle por meio do sistema. 

E, geralmente, os próprios funcionários têm acesso aos seus dados e, assim, podem realizar um maior controle de sua jornada.

Opta Contábil: reunimos qualidade, tecnologia e conhecimento técnico para uma gestão de sucesso da sua empresa

Os mecanismos de controles legais são essenciais para garantir que a empresa esteja cumprindo todas as obrigações.

Além disso, ele previne a maior incidência de erros e falhas que podem colocar em risco a organização.

Para auxiliar nesse trabalho, a empresa deve contar com a ajuda de profissionais de contabilidade experientes, e é por isso que estamos aqui.

A Opta Contábil conta com profissionais altamente capacitados, experientes e que possuem conhecimentos técnicos indispensáveis para que os controles legais sejam feitos de forma eficiente e transparente.

Não perca mais tempo para aplicar os controles legais na sua empresa de maneira eficiente! Entre em contato conosco agora mesmo, clicando no link do WhatsApp, localizado no canto inferior direito da sua tela. 

Estamos esperando por você!

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